Um die Kongressorganisation für beide Seiten zu optimieren, bitten wir Sie die Buchungsformulare komplett auszufüllen und folgende Punkte zu beachten:
Allgemeine Information
Das unterschriebene Standplatz- oder Sponsoringformular ist eine verbindliche Anmeldung. Eine Stornierung der Anmeldung kann daher Kosten verursachen (siehe AGBs, §10).
Die Vergabe der Leistungen erfolgt nach dem Prinzip „first come – first served“ bzw. nach besonderer Vereinbarung. Es werden keine Optionen auf Angebote gegeben.
Erstellte Angebote beinhalten die beschriebenen Leistungen. Zusätzliche Präsenz durch die Platzierung von Werbematerial ist auf Anfrage möglich. Die benötigten Materialien sind vom Sponsor selbst zu stellen. Mit der Rücksendung Ihrer unterzeichneten Bestellung gilt Ihre Zusage als verbindlich und bildet die Vertragsgrundlage.
Die verwendeten Angebotsbilder sind Musterabbildungen und können im Vergleich zur umgesetzten Leistung in Form, Farbe, Quantität und Qualität abweichen.
Die INTERPLAN AG informiert Sie über alle Details der Abwicklung der gebuchten Leistung und verpflichtet sich zur Umsetzung der beschriebenen Leistungen.
Die Interplan AG agiert als Veranstalter und schließt sämtliche Verträge für Ausstellung und Sponsoring in eigenem Namen und auf eigene Rechnung ab. Sollte für eine CME-Zertifizierung des Kongresses durch die zuständige Landesärztekammer eine Offenlegung aller gezahlten Ausstellungs- oder Sponsoring-Summen notwendig sein, so behält sich die Interplan AG vor, dem Folge zu leisten. Dazu werden lediglich Firmenname und Summe offengelegt. Persönliche Daten werden keinesfalls weitergegeben.
Standplatzvergabe
Die Vergabe der Standplätze erfolgt nach dem Prinzip „first come – first served“. Sie ist abhängig von der Standgröße, den örtlichen Gegebenheiten und den von Ihnen auf dem Anmeldeformular angegebenen Informationen. Besondere Wünsche werden im Rahmen der Möglichkeiten erfüllt. Eine Verbindlichkeit des Standplatzes und der Größe kann daraus nicht abgeleitet werden.
Sollten Sie keine präzisen Angaben hinsichtlich der Standmaße und Standarten angeben, behält INTERPLAN sich das Recht vor, Ihre Standfläche geringfügig größer oder kleiner zu gestalten und den Stand nach eigenem Ermessen einzuplanen (s. auch Pkt. 3, AGBs).
Nach Fertigstellung der Aufplanung werden Ihnen der Standplan mit einer Ausstellerliste und detaillierten Ausstellerinformationen inkl. Bestellformularen für Standequipment und Strom zugesandt.
Verhaltenskodizes
Die Gesellschaft wünscht ein konfliktfreies Werbeumfeld und behält sich daher vor, Werbemaßnahmen abzusagen.
Bitte beachten Sie die Verhaltenskodizes für pharmazeutische und medizintechnische Firmen. Ebenso gilt es, die landesrelevanten Regularien über die Bewerbung von Medizinprodukten zu befolgen. Beispielhaft seien hier die Richtlinien der/des FSA/AKG/EFPIA, BVmed/Eucomed, EACCME/CME, Berufsordnungen der Landesärztekammern (national) und die national geltenden Gesetze, z.B. HWG und international geltenden Gesetze genannt. Gerne besprechen wir mit Ihnen die Leistungen hinsichtlich der (für Sie gültigen) Kodex- und Compilancerichtlinien.
Entsprechend der Vorgaben des § 20 Abs. (5) FSA-Kodex Fachkreise / der AKG-Richtlinien und der Bayerischen Landesärztekammer werden wir auf Anfrage die Bedingung und den Umfang der Unterstützung durch den Aussteller/Sponsor bei der Ankündigung und Durchführung der Veranstaltung offenlegen. Bitte kreuzen Sie den entsprechenden Punkt auf dem Formular „Wichtige Firmendaten“ an.
Nennung in den Kongressmedien
Alle Aussteller, die sich rechtzeitig anmelden, werden im Hauptprogramm sowie vor Ort aufgeführt.
Bestimmungen
Eigene Parallelveranstaltungen in unmittelbarer Nähe zum Kongress sind nur mit einer schriftlichen Genehmigung durch die INTERPLAN AG gestattet. Die INTERPLAN AG, in Abstimmung mit der Gesellschaft, behält sich bei unangemeldeten Veranstaltungen, die das Kongressprogramm oder zugehörige Veranstaltungen gefährden, einen Ausschluss des verantwortlichen Unternehmens vom gesamten Kongress vor.
Als Aussteller/Sponsor dürfen Sie sehr gern auf Ihre Teilnahme an der Veranstaltung wie folgt hinweisen:
„Sponsor bei der Jahrestagung der Gesellschaft für Gastroenterologie in Bayern e.V.“.
Bitte beachten Sie, dass die alleinige Nutzung des Logos der GFGB oder des Kongressbanners nicht gestattet ist. Beides erhalten Sie auf Anfrage bei a.thoene@interplan.de
Pharmakodex/ FSA/ Compliance/ HWG
Sponsoren und Ausstellern wird empfohlen, die Verhaltenskodizes für pharmazeutische und medizintechnische Firmen zu beachten. Ebenso gilt es, die landesrelevanten Regularien über die Bewerbung von Medizinprodukten zu befolgen. Beispielhaft seien hier die Richtlinien der/des FSA/ EFPIA, BVmed/ Eucomed, EACCME/ CME, Berufsordnungen der Landesärztekammern (national) und die national geltenden Gesetze, z.B. HWG und international geltenden Gesetze genannt.
Entsprechend der Vorgaben des § 20 Abs. (5) FSA–Kodex Fachkreise werden wir auf Anfrage die Bedingung und den Umfang der Unterstützung durch den Aussteller/ Sponsor bei der Ankündigung als auch bei der Durchführung der Veranstaltung offenlegen. Möchten/ Müssen Sie Ihren Beitrag offenlegen, dann vermerken Sie dies bitte auf dem Buchungsformular unter dem Punkt „Wichtige Firmendaten“.
Das Heilmittelwerbegesetz gibt vor, dass ausschließlich Angehörigen der Fachkreise (nach HWG §2) Zugang zur Industrieausstellung gewährt werden darf, daher haben nur angemeldete Teilnehmer*innen Zugang zur Veranstaltung. Darüber hinaus sind eingeschränkte Zugänge an einzelnen Ständen (nach HWG §10) zu berücksichtigen.
Die Teilnehmer*innen der Pflegefachkrafttagung der DEGEA werden entsprechend durch ihr Namensschild zu erkennen sein